Assistante Administrative - Mairie de Mont-Saxonnex H/F - Communes

Village de montagne, situé à 1 000m d'altitude, la commune de Mont-Saxonnex recherche son assistant administratif (h/f) pour l'accueil de la mairie.

Accueil du public
* Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
* Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
* Gérer l'affichage d'informations ;
* Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles ;
* Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.

Etat-civil
* Constituer les dossiers liés à l'état civil : naissance, mariage, décès...
* Délivrances des actes demandés par les usagers et les officiers publics ;
* Tenue des registres et gestion des mentions marginales;
* Gérer les dossiers de recensement militaire ;
* Gérer le recensement de la population et le fond genevois;
* Orienter les demandes de titres d'identité.

Elections
* Mise à jour et tenue des listes électorales;
* Organisation des opérations électorales.

Urbanisme
* Enregistrement et suivi des demandes (déclaration préalable, certificat d'urbanisme, permis de construire, arrêté spécifique...);
* Préparation des séances du CAUE;
* Commission durbanisme;

CCAS
* Suivi des commandes de repas du portage à domicile ;
* Tenue du registre du plan isolement,
* Dossier d'aide au logement et obligation alimentaire;
* Suivi des dossiers des logements sociaux;

Communication
* Rédaction de certains supports;
* Lien avec les réseaux sociaux (facebook, panneau pocket...);

Affaires scolaires
*Suivi des inscriptions.

Savoir-faire :
- Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication ;
- Savoir renseigner le public sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Savoir utiliser les outils informatiques et de bureautiques ;
- Savoir faire un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page...) ;
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil ;
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Connaissances en urbanisme.

Savoir-être :
- Sens de l'organisation ;
- Sens du contact, et de la communication ;
- Sens du service public ;
- Méthode et rigueur ;
- Autonomie, Initiative ;
- Qualités relationnelles et d'écoute ;
- Discrétion.

Poste à temps plein.

• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier