Assistant Adminitratif a Mi Temps des Dispositives de la Réussite Éducative H/F - Communes

Sous la responsabilité de la Directrice du CCAS de Thonon-les -Bains et du Directeur Education Jeunesse de la commune, l'assistant(e) administratif(ve) apporte un appui administratif indispensable au fonctionnement du Programme de Réussite Éducative (PRE) et de la Réussite Éducative (RE). Il/elle assure le suivi des dossiers administratifs, participe à l'organisation des actions et veille à la bonne circulation des informations entre les familles, les partenaires et l'équipe du dispositif.

Gestion administrative :
- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des familles et des partenaires.
- Gérer le courrier, les courriels et le classement des documents.
- Rédiger les courriers, convocations, comptes rendus et documents administratifs.
- Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi.

Appui à la coordination du PRE et Réussite éducative :
- Préparer les réunions en lien avec la responsable des dispositifs de réussite éducative.
- Réserver les salles et assurer les aspects logistiques.
- Rédiger les comptes rendus.
- Assurer le suivi administratif des décisions prises lors des réunions.

Suivi des actions :
- Mettre à jour les outils de suivi des dispositifs et des parcours individuels.
- Participer à la collecte des données nécessaires aux bilans d'activité.
- Préparer les éléments administratifs demandés par les partenaires

Gestion budgétaire :
- Établir les demandes de devis.
- Préparer les bons d'engagement
- Mettre à jour les tableaux de suivi des dépenses.
- Etablir et transmettre les éléments de paie des vacataires

Niveau d'études :
- Formation dans le domaine administratif, du secrétariat, de la gestion.
- Une expérience dans une collectivité territoriale ou dans le secteur éducatif, social ou médico-social est appréciée.

Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation.
- Connaissance des procédures administratives.
- Notions de comptabilité publique (bons de commande, devis, factures, engagements).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité à utiliser des logiciels métiers.
- Connaissance du Programme de Réussite Éducative (PRE) et des politiques éducatives locales appréciée.

SAVOIR-FAIRE :

- Assurer le suivi administratif des dossiers
- Rédiger des documents administratifs
- Organiser et suivre les réunions
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers
- Gérer les priorités et respecter les délais

SAVOIR-ÊTRE :

- Sens de l'organisation et rigueur
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie et réactivité
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Sens du service public.

• Outlook
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• PowerPoint
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation